Ce informatii trebuie sa contina o scrisoare de intentie

De cele mai multe ori, invitatia de a candida pentru ocuparea unei pozitii vacante este insotita de indicatia de a transmite, pe langa deja clasicul Curriculum Vitae, si o scrisoare de intentie. Exista cateva cazuri ce necesita atentie in ceea ce priveste o scrisoare de intentie, cu trasaturi comune indiferent de job-ul ofertat (de la munca cvasi-calificata si pana la pozitii de middle/top management).

Majoritatea candidatilor considera ca un paragraf standard, acelasi pentru toate job-urile pentru care aplica, este suficient pentru a indeplini formal cerinta angajatorului/ recrutatorului. Un alt “mit urban” este ca de fapt angajatorul/ recrutatorul nu citeste niciodata scrisoarea de intentie. Nu este chiar asa. E adevarat ca pentru unele meserii pare deopotriva inutil pentru angajator si pentru candidat sa solicite, respectiv sa transmita o scrisoare de intentie. De exemplu, daca se solicita o scrisoare de intentie pentru un job de agent de paza sau vanzatoare la hypermarket, majoritatea candidatilor considera ca este suficient sa transmita CV-ul in antetul caruia insereaza cateva randuri. In unele cazuri este adevarat, dar in cele mai multe nu.

In primul rand faceti distinctie intre o scrisoare de intentie solicitata si una nesolicitata.

Cand ar trebui sa transmiteti o scrisoare de intentie nesolicitata? Atunci cand nu aveti niciun fel de experienta in munca / experienta relevanta pentru job-ul respectiv si trebuie sa atrageti intr-un fel atentia angajatorului prin alte trasaturi (cursuri de calificare, studii, disponibilitate de relocare, de lucru in ture, etc.).

Cand este vorba despre o companie care solicita cunostinte de limba engleza, nu ezitati sa includeti si o succinta scrisoare de intentie, dar asta doar daca stapaniti bine fenomenul. Daca scrisoarea exprima un nivel de limba engleza suficient de ridicat, s-ar putea sa atarne destul de mult in balanta sanselor in fata altor candidati. Totusi, mai bine nu trimiteti nimic, decat sa va taiati si sansele pe care le aveati transmitand un document plin de greseli

In al doilea rand tineti cont de forma scrisorii:

- Respectati forma standard a unei scrisori de afaceri (antet, referinta, formula de adresare, paragraf de inceput, continutul scrisorii, paragraf de final, formula de incheiere, nume expeditor, semnatura - daca transmiteti scrisoarea prin fax/ posta).

- Doar institutiile de stat mai utilizeaza forma “dantelata”, cu alineat nou, indentat, utilizarea unei forme bloc/ semi-bloc este mult mai eleganta
Includeti in partea dreapta sus data curenta.

- Personalizati scrisoarea de intentie, introduceti in partea din stanga sus (dupa randul cu data) numele angajatorului si, eventual, al persoanei careia ii transmiteti scrisoarea de intentie, precum si un rand de Ref.

- Nu utilizati formule pompoase, limbaj de lemn, adresari pretentioase decat in cazul in care chiar stapaniti foarte bine limbajul specific al corespondentei scrise de afaceri/ diplomatica.

- Daca alegeti o limba straina pentru redactarea scrisorii de intentie, asigurati-va ca: si CV-ul este redactat in aceeasi limba, documentul are o forma corecta din punct de vedere gramatical (nu ezitati sa utilizati spelling-ul!), utilizati formulele standard corecte de adresare/incheiere.
Incercati, pe cat posibil, sa va rezumati la maxim o pagina format A4, nu are niciun angajator/ recrutator timp sau rabdare sa citeasca romane.

- Asigurati-va ca daca scrisoarea de intentie are 4 paragrafe, aceastea sunt corecte, elegante din punct de vedere stilistic si caracterizeaza succint abilitatile si experienta dumneavoastra.

In fine, cateva trasaturi comune in ceea ce priveste continutul scrisorii de intentie:

- Paragraful de inceput trebuie neaparat personalizat (aveti grija sa nu trimiteti la cinci angajatori scrisoarea in care scrieti ca raspundeti la acelasi anunt de angajare!) si trebuie sa contina numele angajatorului, pozitia pentru care aplicati si sursa de informare (suportul media unde ati gasit anuntul de angajare).

- Includeti in urmatorul paragraf fie studiile fie experienta profesionala “cea mai tare”, adica cea care are cele mai mari sanse sa impresioneze angajatorul si sa fie relevanta pentru job-ul la care aplicati.
Exemplu:
In cadrul companiei la care lucrez si in prezent (.......), promovarea in pozitia de Manager de Vanzari a reprezentat un important pas in cariera, activitatea mea principala fiind aceea de a consolida si dezvolta portofoliul de clienti care aleg sa isi faca reclama in paginile publicatiei ............
Consider ca experienta acumulata in domeniul relatiilor cu clienti, al analizei financiare si de vanzari constituie o importanta baza profesionala pentru o cariera de succes in marketing si/sau vanzari.

- Nu povestiti despre toate job-urile pe care le-ati avut pana acum, pentru asta exista Curriculum Vitae. Punctati in schimb experientele profesionale care va pun intr-o lumina favorabila sau evidentiaza indeplinirea unor cerinte din anuntul de angajare (experienta de … ani intr-un anumit sector de activitate, promovarea in cadrul aceleiasi companii, cresterea vanzarilor cu …%, spirit de echipa si / sau abilitati de sinteza, lucrul intensiv cu anumite soft-uri, calatorii dese in interes de serviciu, etc.).

- Includeti un paragraf final (poate fi standard) in care sa va reafirmati interesul pentru job si disponibilitatea de a parcurge toate etapele unui proces de recrutare sau, dimpotriva (exista si astfel de cazuri), dorinta de a participa la un singur interviu final la o anumita data/ intr-o anumita perioada. Evident ca veti proceda ca in cel din urma caz doar daca stiti ca este o conditie nenegociabila (nu sunteti din localitate, aveti un orar foarte strict la actualul job) sau daca sunteti intr-o pozitie de forta (aveti o calificare foarte rara, care reduce foarte mult numarul de candidati posibili).

Modalitati de transmitere

Daca transmiteti scrisoarea si CV-ul prin e-mail, atunci nu este nevoie sa o semnati. Introduceti-o ca document separat de CV in atasament, in afara de cazul in care aplicati prin intermediul unui portal de job-uri. In acest ultim caz, recomandarea este mai degraba sa aflati si sa transmiteti separat angajatorului CV-ul si scrisoarea de intentie, daca aceasta are o pagina, decat sa o lasati inserata in prima pagina a CV-ului, asa cum este formatul standard pe majoritatea acestor site-uri de recrutare. Si asta din doua motive: unu, ca nimeni nu mai are rabdare sa o citeasca si doi, ca utilizarea sa ca atuu in lupta pentru ocuparea unui post nu va mai fi la fel de eficienta (formatul e standard, acelasi pentru toata lumea, trebuie sa va rezumati la 1-2 paragrafe, nu mai are acelasi impact vizual, s.a.).

Tot in cazul in care o transmiteti prin e-mail, salvati fiecare scrisoare de intentie transmisa unui angajator sub o denumire standardizata, persoanei care le va primi si arhiva ii va fi mult mai usor sa le regaseasca. Forma cea mai corecta ar fi: Nume si prenume_scrisoare de intentie.doc.

Daca o transmiteti prin fax, tineti cont de faptul ca ea va fi mai putin lizibila, deci utilizati font-uri standard (fara font-uri artistice!), cu o marime destul de mare a font-ului sa poata fi citita chiar daca textul apare mai sters, nu uitati sa semnati scrisoarea si, mai ales, sa va asigurati ca a fost primita (raport de transmitere sau telefon de confirmare).

In cazul in care cerinta formala a angajatorului este de a transmite CV-ul si scrisoarea de intentie prin posta, respectati toate cerintele de forma si continut de mai sus, priviti-va cu un ochi critic “opera”, de ca si cum dumneavoastra ati fi destinatarul si nu expeditorul, nu uitati sa o semnati, introduceti documentele intr-un plic intre cartoane, sau in folii de plastic astfel incat sa nu ajunga mototolite la destinatie (ati stricat toata impresia) si transmiteti scrisoarea prin mijloace care sa va confirme primirea de catre destinatar (curier, posta recomandata, confirmare de primire).

Foto: www.computermajors.com