Cum sa te adaptezi mai usor la noul loc de munca

In momentul in care v-ati gasit un nou loc de munca, unul dintre cele mai importante elemente de care depinde adaptarea si, implicit, succesul dumneavoastra in organizatie, este reprezentat de comunicarea cu seful ierarhic direct.

Adaptarea se va produce mult mai rapid si eficient daca veti reusi sa intelegi si sa va insusiti modalitatile de comunicare promovate in cadrul acestia.

Fiecare nou angajat vine cu un bagaj de cunostinte, acumulate de-a lungul intregii experiente profesionale, dar si cu o serie de deprinderi, obisnuinte de comunicare si relationare cu seful si ceilalti colegi, reguli nescrise si atitudine.

Partea cea mai grea a adaptarii nu este intotdeauna, de altfel, relatia cu noul sef, ci mai degraba cea cu noii colegi, atitudinea acestora vizavi de noul-venit fiind cea care va influenta de cele mai multe ori hotarator si atitudinea sefului, fie in aceeasi directie fie in directie total contrara.

Exista o varietate infinita de situatii, vom puncta prin urmare doar cateva, subliniind atat diferentele de abordare intre diverse situatii cat, mai ales, elementele comune de abordare in construirea/ imbunatatirea comunicarii cu seful.

Se presupune ca primul contact formal cu viitorul sef se petrece in urma interviului de angajare, ocazie cu care cei doi se vor putea evalua si, mai ales, evalua cvasi-obiectiv sansele unei bune comunicari in viitor. Exista insa si situatii destul de frecvente in care noul angajat sustine interviul cu alta persoana decat viitorul sef sau sustine interviul cu vechiul sef care este intre timp inlocuit la randul sau. Va veti afla atunci in situatia de a relationa cu o persoana, pe care de acum inainte o veti numi sefu’ si despre care nu stiti nimic.

Studiu de caz 1: SEF NOU - ANGAJAT NOU

De exemplu, s-ar putea ca seful sa fie numit cu cateva zile/saptamani inaintea dumneavoastra si sa aiba mandat explicit de eficientizare a activitatii departamentului si a cresterii productivitatii subordonatilor. Rezistenta la schimbare - unul dintre cele mai dificile obstacole pe care trebuie sa le surmonteze un manager in realizarea modificarilor din cadrul unei organizatii - va fi destul de mare din partea vechilor angajati.

Cum va veti construi in acest caz comunicarea cu noul sef?

Pai trebuie sa tineti cont pur si simplu de propriile prioritati si de ceea ce in lumea de afaceri civilizata inca se recunoaste ca fiind important, si anume “common sense”. Daca ati dorit jobul respectiv ca pe un loc caldut in care sa va petreceti un timp oarecare urmarindu-va alte prioritati decat cele profesionale,atunci - si nu e cazul sa fiti ipocriti - probabil ca va veti situa de partea celor rezistenti la schimbare si ostili noului sef.

Din punct de vedere al comunicarii, va fi atunci preferabila comunicarea formala, de preferinta in scris, precum si o atitudine prudenta din punct de vedere al socializarii inter-organizationale. La urma urmelor, nu se stie cine va castiga razboiul dintre noul sef si vechile obisnuinte ale angajatilor.

Evitati de asemenea comunicarea informala, “la bouche a l’oreille” (adica zvonistica si barfa), incercati sa va faceti treaba cat mai bine, raspunzand in acelasi timp si cerintelor noului sef si fara a intra in conflict cu parerile vechilor angajati despre noul stil de lucru.

De exemplu, sa presupunem ca lucrati agent de vanzari intr-o companie de distributie si noul sef impune angajatilor din departamentul de vanzari sa prezinte rapoarte saptamanale in Excel, utilizand un singur format standard de raportare, precum si un raport bilunar in Word.

Vechii angajati, obisnuiti cu un vraf de formulare de comenzi si nicio raportare sintetica formala scrisa, vor protesta mai mult sau mai putin fatis: fie vor petrece mai mult timp in teren, motivand ca acolo e treaba efectiva a agentului de vanzari si ca n-are decat sa faca rapoarte secretara ca lor le-ar pierde timpul; fie vor transmite rapoarte cu greseli minore sau inadvertente, cu intarziere, motivand apoi ca nu le-a facut nimeni training adecvat si noul mod de lucru ii face sa piarda mai mult timp.

Cum veti reactiona in acest caz?

Urmati-va instinctele. Daca vechiul mod de lucru vi se pare ineficient, imbratisati noul mod de lucru, transmitand la timp si corect raportarile cerute. Colegii s-ar putea sa va considere un oportunist - tradator nu prea au cum ca si dumneavoastra sunteti abia angajat in companie, ca si noul sef - si sa va intoarca spatele. Utilizati tot comunicarea formala, verbala sau scrisa, in relatie cu ei.

La remarci de genul “asta il pupa …pe noul sef”, oferiti-va ajutorul astfel incat persoana cu pricina sa isi completeze corect raportul si utilizati o comunicare informala, verbala, aruncand “pe piata” zvonul ca noul sef are tot sprijinul conducerii si ca nu va ezita sa dea oameni afara daca nu se adapteaza. Faceti-va inclusiv purtatorul de cuvant al colegilor, transmitand o cerere scrisa de organizare a unor sedinte/traininguri pentru o mai buna asimilare a noului mod de lucru. Acest tip de comunicare va atrage si aprobarea noului sef si pe cea a colegilor, care vor considera ca in oricare din cazuri va avea de pierdut mai degraba cel care “s-a bagat in seama”.

In cazul in care sunteti de acord si vi se potriveste stilul de lucru al noului sef, mizati pe faptul ca el va castiga batalia cu “vechea garda”. Nu ezitati sa ii aratati noului sef acest lucru, dar nu utilizati pentru indeplinirea acestui deziderat comunicarea verbala, formala sau informala. Actiunea va fi mult mai convingatoare decat vorba, mai mult, exprimarea aprobarii prin expresii de genul “sefu’ eu va sustin 100%” s-ar putea chiar sa va incadreze in categoria poltronilor din partea celui din urma, a celor care se dau dupa cum bate vantul si s-ar putea sa obtineti efectul contrar: neincredere si bariere de comunicare in relatia cu seful.

Daca sunteti, pe de alta parte, de acord cu vechii angajati si anteriorul stil de lucru, calea cea mai sigura de urmat este, pe cat posibil, tot cea a neutralitatii. Incercati sa va indepliniti cat mai bine sarcinile in conformitate cu cerintele noului sef - la urma urmelor nici in acest caz nu stiti cine va castiga “batalia” - si nu renuntati la comunicarea formala.

In oricare dintre cele doua situatii insa, evaluati-va cat mai obiectiv interesele si prioritatile, si adresati-va cu sinceritate urmatoarea intrebare: “Chiar vreau sa lucrez in acest mediu?”

Studiu de caz 2. SEF VECHI - ANGAJAT NOU

Cel mai probabil, imediat dupa angajare, veti primi o sumedenie de sfaturi si sugestii de la colegii mai vechi in departament, despre cum si cand sa comunicati cu seful. Ascultati, strangeti informatii, nu contraziceti dar nici nu aprobati si mentineti pe cat posibil la inceput o comunicare cat mai aproape de formalitate cu noii colegi. Nu va lasati angrenat(a) in micile barfe despre ce-a mai facut seful in weekend si pe cine va mustra la urmatoarea sedinta, ci asteptati sa va formati propriile pareri.

Daca va cunoasteti bine munca, nu ezitati sa o aratati dar preferati din nou comunicarea formala.

Daca seful obisnuieste sa arunce indicatii si sarcini din pragul usii si n-ati inteles foarte bine ce vrea de la dumneavoastra, construiti macar doua variante de raspuns la cerinta. Cu alte cuvinte, in cazul in care vi s-a cerut un raport pana maine, apelati din noul la “common sense” si redactati-l asa cum stiti ca trebuie facut, prezentand in acelasi timp inca o varianta. Trimiteti ambele variante sefului ca atasament la e-mail, precizand ceva de genul: “Va transmit in atasament raportul solicitat, in doua variante de lucru.” Mentionati neaparat mai departe in e-mail si care este diferenta dintre cele doua variante, astfel riscati ca seful sa se enerveze ca trebuie sa citeasca in intregime doua rapoarte fara sa aiba nicio indicatie referitoare la faptul ca a primit doua rapoarte in loc de unul.

Ascultati, intelegeti, asimilati!

Nu va luati niciodata doar dupa zvonuri si discutii informale in construirea/imbunatatirea comunicarii cu seful, acordati-va timpul necesar formarii propriei pareri. Adaptati-va din mers schimbarilor si nu ezitati sa solicitati lamuriri dupa ce v-ati mai adaptat la noul job. E mult mai ineficient - ca sa nu mai spunem frustrant pentru sef - sa va prefaceti ca ati inteles, sa iesiti grabit din biroul sefului pentru a indeplini sarcina si sa constatati ca nu ati inteles nimic.

In fine, iata si cateva ponturi aplicabile oricarei situatii, in vederea construirii sau imbunatatirii unei comunicari eficiente cu seful:

- tineti minte ca un angajat care face erori foarte rar devine, vrand-nevrand, om de incredere pentru sef, prin urmare faceti-va treaba cu onestitate, incercati sa va sporiti eficienta si abia dupa aceea puneti-va problema ca aveti sau nu o buna comunicare cu seful.

- nu va pierdeti timpul cu incercari de eficientizare a formei (comunicarea) daca nu ati imbunatatit inca fondul (activitatea)

- daca sunteti convins ca va faceti bine treaba (mai ales daca ati primit aprecieri pozitive repetate de la sefi mai mari sau alte departamente) si totusi aveti probleme de comunicare cu seful, incercati sa provocati o discutie deschisa cu acesta, sinceritatea este totusi arma cea mai eficienta a diplomatiei?!

Pentru a fi eficient si a va face bine treaba in relatie cu seful, tineti cont si de urmatoarele:

- daca abia ati ajuns intr-o companie, nu incercati sa schimbati totul de la inceput pe jobul dumneavoastra; asteptati intai sa aveti indeajuns de multa putere sa o faceti si, mai bine, sa o faca seful si sa o impuna in locul dumneavoastra

- daca veniti dintr-un mediu organizational mai putin formal, in care toata lumea spunea “sefu’, iar a busit-o ala de la vanzari” si ajungeti intr-un mediu in care toata lumea ii spune sefului dumneavoastra “domnu’ director, a avut loc inca un incident neplacut la vanzari”, incercati sa adoptati noua sintagma, adaptand-o totusi stilului dumneavoastra, s-ar putea ca aerul mai proaspat pe care il aduceti in firma sa fie pe placul tuturor

- mentineti intotdeauna un anume grad de formalism in comunicarea cu seful dumneavoastra, indiferent de cat de bine va intelegeti si considerati ca aveti o relatie de respect reciproc; nu se stie niciodata cand se va pune problema unui tap ispasitor in companie si atunci e mai bine sa fi indeplinit o sarcina in urma unei comunicari scrise din partea sefului decat in urma unei comunicari verbale (formale sau nu) sau, si mai rau, a unei comunicari non-verbale, de genul: “a ridicat sefu’ spranceana dreapta, inseamna ca trebuie musai sa ii anulez intalnirea de maine din Brasov”

- utilizati cu incredere agenda pentru a va nota instructiunile sefului, pentru a va prioritiza activitatile sau a monitoriza evolutia indeplinirii unei sarcini

- daca aveti impresia ca seful isi aroga meritele propriei dumneavoastra munci - aceasta fiind, de altfel, una dintre cele mai frecvente frustrari ale angajatilor cu vechime mai mare de un an - incercati sa evitati situatiile respective. Pastrati intotdeauna in back-up fragmente de informatii, astfel incat sa fie nevoie de dumneavoastra in relatia sefului cu alte persoane si sa nu va mai poata nega activitatea. Atentie insa, trebuie sa aveti o vechime destul de mare in firma si o comunicare foarte buna cu restul organizatiei pentru ca, in cazul in care seful vrea sa scape de dumneavoastra, sa gasiti un alt loc in cadrul aceleiasi companii.

Foto: www.thepositivelinks.com