Cum se redacteaza o scrisoare de multumire

Cutumele de afaceri (indiferenta ca vorbim despre practica de business contemporana sau despre obiceiurile de afaceri din Evul mediu) indica drept recomandabila, daca nu chiar obligatorie, transmiterea unui mesaj de multumire in urmatoarele cazuri (lista nefiind nici pe departe exhaustiva): primirea in audienta/ interviu/ intalnire, finalizarea cu succes a unui proiect in care sunteti fie furnizor fie beneficiar, suportul in rezolvarea unei probleme, participarea la un eveniment organizat de catre expeditorul scrisorii de multumire, sponsorizarea unei actiuni.

Multumirile pot fi explicite (scrisoare de multumire formala sau mesaj de multumire) sau implicite (incluse intr-o corespondenta de afaceri si in care tonul, cuvintele utilizate si nuantarea anumitor chestiuni exprima multumirile adresate destinatarului de catre expeditor pentru un anumit lucru/atitudine, etc.)

Scrisoarea de multumire se realizeaza in general respectand regulile generale si formele uzuale de corespondenta de afaceri, incluzand prin urmare toate componentele acesteia (de la antet si pana la semnatura) si un bagaj lexical specific.

Mijloacele moderne de transmitere a informatiilor pot afecta continutul si forma unei scrisori de multumire, in sensul in care un mesaj pe e-mail va fi mai scurt si va utiliza un limbaj in general mai putin formal (in special in cultura americana de business) decat corespondenta scrisa clasica transmisa prin posta.

Atentie, insa! Adaptati-va discursul la interlocutor, daca transmiteti o scrisoare de multumire unui partener de afaceri din SUA veti putea scrie “Dear John” chiar si intr-un mesaj formal, dar in niciun caz nu vezi scrie “Draga domnule Presedinte” in scrisoarea de multumire adresata presedintelui unei companii care a participat la un simpozion organizat de firma pe care o reprezentati.

PRINCIPII GENERALE

a) utilizarea regulilor uzuale de corespondenta de afaceri (vezi aici si aici doua articole detaliate referitoare la componentele unei scrisori de afaceri, cu exemple)

b) utilizarea unor standarde lexicale si semantice, fara debordante stilistice (ex. “va raman pe vecie recunoscator”) sau expresii ce puteau face parte din vocabularul acceptabil de afaceri din perioada interbelica dar nu ar starni decat zambete si ar produce efectul contrariu celui asteptat atunci cand apare, de exemplu, intr-un e-mail de multumire

c) alegerea celui mai potrivit canal de transmitere, in functie de motivatia ce a determinat redactarea scrisorii de multumire

Exemplu:

In cazul in care doriti sa multumiti unui angajator pentru oportunitatea de a participa la interviul pentru ocuparea unui post in cadrul companiei, este absolut inutil sa transmiteti scrisoarea de multumire prin posta, va ajunge prea tarziu la persoana vizata si s-ar putea sa nici nu isi aduca aminte despre cine e vorba; tineti cont ca vin zeci de persoane la interviu, confirmarile venind pe e-mail de obicei.
Se recomanda, intr-o astfel de situatie, sa transmiteti un scurt mesaj de multumire pe e-mail, ca raspuns la mesajul de invitatie la interviu (daca el exista, evident)

d) alegerea destinatarului potrivit pentru transmiterea mesajului de multumire

Exemplu:

In cazul in care transmiteti o scrisoare de multumire uneia dintre companiile subcontractante implicate intr-un proiect mai mare (compania pe care o reprezentati este contractorul principal), ar fi util - in virtutea consolidarii unei bune relatii de afaceri - sa transmiteti un scurt mesaj de multumire pe e-mail persoanei direct responsabile din partea furnizorului respectiv, cu Cc la seful direct (daca il cunoasteti si nu a fost direct implicat), precum si o scrisoare oficiala transmisa prin curier, eventual ca document de insotire pentru alte documente finale (gen factura, etc.)

e) utilizarea limbajului adecvat, in functie de destinatar, si evitarea colocvialitatii indiferent de relatia cu destinatarul direct al scrisorii
Exemplu:

Daca vreti sa multumiti unui partener de afaceri aflat pe acelasi nivel ierarhic pentru disponibilitatea si profesionalismul ce au condus la incheierea unui contract avantajos pentru compania pe care o reprezentati, evitati sa transmiteti un mesaj ca cel de mai jos, mai ales in cazul in care puneti in Cc si pe seful direct al acestuia. Daca vreti sa ii multumiti, faceti-o personal (telefonic, in cursul urmatoarei intalniri), dar transmiteti o scrisoare formala de multumire.

ASA NU!

“Draga Iulia,
Iti multumesc pentru ajutorul dat in incheierea contractului de consultanta cu firma voastra si abia astept sa imi iau revansa cu urmatoarea ocazie, vedem noi in ce fel. Oricand ai nevoie de ceva, suna-ma, voi face tot posibil sa iti intorc favoarea. Pupici, Ana”

ASA DA!

“Stimata Doamna Stanescu,
Va transmit in atasament ultima varianta agreata a agendei de training, in conformitate cu prevederile contractuale, si profit de ocazie pentru a va multumi de amabilitatea si profesionalismul de care ati dat dovada de la initierea contactului intre companiile noastre si pana la finalizarea cu succes a contractului. Imi exprim convingerea ca acesta a reprezentat doar o prima etapa in consolidarea unei relatii de lunga durata, reciproc avantajoasa intre compania X si compania Y.
Raman la dispozitia dumneavoastra si pe viitor pentru orice chestiune de competenta mea.
Cu stima,”

PONTURI IN REDACTAREA UNEI SCRISORI DE MULTUMIRE

- transmiteti intotdeauna un mesaj/ scrisoare de multumire - poate fi si doar o fraza inclusa in scrisoarea oficiala - la finalizarea cu succes a unui contract, dati astfel dovada de profesionalism, indiferent cat de mica e firma pe care o reprezentati sau serviciul pe care l-ati prestat, oricui ii place sa se simta important si sa i se aduca multumiri;

- nu ezitati sa utilizati fraze “de lemn” din bagajul clasic al corespondentei de afaceri, dar nuantati si ponderati discursul scris in asa fel incat multumirile sa fie primite si intelese ca venind cu sinceritate si nu doar din complezenta;

- chiar daca nu transmiteti o scrisoare de multumire oficiala, “strecurati” o scurta fraza de multumire in scrisoarea care insoteste alte documente (de exemplu factura finala, un raport, etc.);

- scrisoarea de multumire nu trebuie sa fie foarte lunga, e suficient ca in corpul scrisorii sa introduceti un paragraf, maxim doua (vezi aici o revizuire a componentelor unei scrisori de afaceri);

- indiferent in ce relatie sunteti cu destinatarul scrisorii, nu utilizati un limbaj foarte familiar, preferati tonul formal, in special daca in copie este trecuta si alta persoana; cu siguranta destinatarul direct va aprecia o scrisoare de multumire formala dar insufletita ce va ajunge si pe masa sefului decat niste “pupici si o zi frumoasa” ce poate sa il bage la idei pe sefu’;

- nu transmiteti prin posta un mesaj de multumire care ar fi oportun imediat, nu cand ajunge curierul peste doua zile (daca un furnizor v-a ajutat sa transmiteti urgent o comanda ce se incurcase in depozit, nu are rost sa ii transmiteti o scrisoare lunga peste o saptamana, in business lucrurile se misca mai repede, transmiteti-i un sms sau un e-mail imediat ce problema a fost rezolvata);

- nu abuzati de mijloacele electronice de comunicare, dar daca totusi o faceti, nu transmiteti niciodata o scrisoare de multumire pe fax; se va pierde tot efectul unei scrisori la care ati muncit atat de mult si mesajul dumneavoastra va fi o simpla coala la imprimanta, alb-negru, cu o stampila pusa de secretara si aruncata printre alte multe faxuri.

CATEVA MODELE DE FRAZE UZUALE IN SCRISORI DE MULTUMIRE

a) Scrisoare de multumire dupa participarea la un interviu

“Stimata Doamna Stanescu,
Va multumesc pentru oportunitatea de a participa la interviul din data de 11 februarie a.c. si profit de ocazie pentru a-mi reafirma motivatia si disponibilitatea de a participa, in masura in care ati considerat de interes candidatura mea, la urmatoarele etape din procesul de recrutare pentru pozitia de Brand Manager.
Cu stima,”

b) Scrisoare de multumire pentru invitatia la o intalnire (inainte si dupa)

“Va multumesc pentru invitatie si va reconfirm coordonatele intalnirii de maine, 12 februarie a.c., la sediul companiei pe care o reprezentati”

“Va transmit in atasament oferta revizuita in conformitate cu detaliile agreate in cursul intalnirii de astazi si profit de ocazie pentru a va multumi de interesul si disponibilitatea manifestate in vederea incheierii unui acord in ceea ce priveste […]”

c) Scrisoare generica de multumire dupa finalizarea unui proiect in care au existat mai multi subcontractori (sunteti reprezentantul contractorului principal)

„Stimate Domnule …..,
Redactam prezenta scrisoare pentru a va adresa, in numele companiei X, aprecierea pentru profesionalismul si disponibilitatea angajatilor companiei pe care o reprezentati in derularea procesului de pregatire a angajatilor de la noua fabrica ....., derulat in perioada…..

Ne exprimam, prin urmare, convingerea ca aceasta colaborare a constituit o etapa incheiata cu rezultate fructuoase de evaluare a beneficiilor mutuale determinate de reluarea in viitor, in masura in care va mai exista o astfel de oportunitate, a unor proiecte asemanatoare.”

d) Scrisoare de multumire dupa finalizarea unui proiect in care sunteti reprezentantul furnizorului de produse/servicii
„[...] Consider ca proiectul de training derulat in perioada 01 - 18 februarie poate fi considerat ca fiind unul dintre proiectele noastre de succes, reprezentand o colaborare fructuoasa de ambele parti.

Permiteti-mi prin urmare, pe aceasta cale, sa va multumesc pentru suportul continuu pe care mi l-ati acordat pe parcursul derularii contractului si sa imi exprim speranta ca vom mai avea ocazia sa colaboram in viitor.
Cu consideratie,”

e) Scrisoare de multumire dupa finalizarea unei reclamatii?!

Da, chiar daca unul dintre clienti v-a semnalat o problema, sub forma unei reclamatii pe care ulterior ati tratat-o si rezolvat-o cu succes, nu e prea tarziu ca la comunicarea fericitului eveniment catre client sa includeti si o fraza de multumire
“[…] si imi exprim speranta ca parteneriatul atat de fructuos pe care, datorita eforturilor si profesionalismului dumneavoastra, l-am dezvoltat in ultimele lunii, nu va fi afectat de regretabila chestiune pe care ne-ati semnalat-o in scrisoarea / e-mailul / telefonul dumneavoastra din data de…si pe care imi face placere sa va informez ca am tratat-o cu prioritate, astfel incat in acest moment […]”

e) Scrisoare de multumire adresata unui furnizor de produse
“[…]Tinand cont de finalizarea cu succes a tuturor etapelor implicate de deschiderea noului sediu al companiei, ne face placere sa va transmitem prezenta scrisoare prin care dorim sa exprimam faptul ca evaluarea serviciilor/produselor furnizate in cadrul proiectului sus-mentionat a relevat calitatea prestatiei companiei pe care o reprezentati.”

Foto: cnaexamcram.com